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Comment réaliser le transfert du courrier de son entreprise ?

Le transfert de courrier d’une entreprise est une démarche essentielle lors d’un déménagement ou d’une fermeture temporaire. Bien gérer son courrier est primordial pour assurer le bon fonctionnement de sa société, mais aussi la qualité de ses services. Souscrire à une offre de transfert de courrier permet de faire suivre le courrier et les colis importants sans encombre. Certaines entreprises de déménagement comme Demeco proposent également ce type de prestation complémentaire à leurs clients pour leur faciliter la vie.

En quoi consiste le transfert de courrier d’une entreprise ?

La Poste et les services de domiciliation permettent la réexpédition du courrier d’une entreprise. Le courrier et les colis de l’entreprise sont tout simplement transférés d’une adresse vers une autre. La demande de réexpédition du courrier par une entreprise peut s’expliquer pour diverses raisons :

  • En cas de fermeture temporaire de la société (congé annuel par exemple),
  • En cas de déménagement,
  • Ou pour une domiciliation d’entreprise offrant une adresse commerciale légale à l’entreprise sans à avoir à souscrire un contrat de bail.

Le transfert de courrier permet d’éviter un renvoi à l’expéditeur ou que les courriers ou colis importants soit envoyés à l’ancienne adresse pendant son absence.

Comment bien effectuer son transfert de courrier d’entreprise ?

En cas de déménagement d’entreprise, il faut bien entendu avoir fait au préalable les démarches de changement d’adresse de sa société en fonction de son statut (SARL, SAS, SA, etc.). L’entreprise doit ensuite publier officiellement sa nouvelle adresse un mois après la prise de décision de demande de transfert et procéder à la déclaration officielle.

Attention, une bonne communication est essentielle pour une gestion administrative optimale :

  • Veillez à informer tous les tiers de votre changement d’adresse (assurances, fournisseurs, banques, clients…) ;
  • Modifiez l’adresse sur tous les documents de l’entreprise (plaquettes commerciales, factures, devis, signature de mails, etc.).

Une des premières démarches à réaliser pour le transfert du courrier de votre entreprise est d’informer les services de La Poste de votre changement d’adresse afin de continuer à recevoir colis et courriers. Attention : veillez à vous y prendre à l’avance pour faire la demande, car cette procédure n’est pas effective de suite et peut prendre quelques jours.

Vous pouvez également remplir un formulaire en ligne sur le site du service public pour faire la déclaration de vos changements de coordonnées. Vous pouvez ainsi, en quelques clics, informer rapidement l’ensemble des organismes privés et publics avec lesquels vous êtes en relation.

Quelles sont les différentes offres de transfert de courrier professionnel ?

Plusieurs offres de La Poste permettent d’effectuer le transfert du courrier de son entreprise rapidement et facilement, même dans les DOM. Parmi ces offres, vous trouvez :

  • La réexpédition définitive nationale de votre courrier durant 6 mois (renouvelable) ;
  • La réexpédition définitive nationale de votre courrier durant un an (non renouvelable) ;
  • La réexpédition temporaire de votre courrier (maximum un an) ;
  • La réexpédition internationale définitive ou temporaire durant 6 mois ;
  • La réexpédition internationale définitive ou temporaire durant un an.

Les tarifs des différentes offres sont réactualisés chaque année et sont disponibles sur le site Internet de La Poste. Les prix sont bien entendu plus élevés pour un transfert de courrier à l’international.

Cas des sociétés de domiciliation pour le transfert de courrier

Une société de domiciliation est une société agréée pour proposer un siège social, ainsi qu’une adresse postale, commerciale et administrative à ses clients.

Elle propose également de faire le transfert du courrier professionnel. Ainsi, les courriers et colis peuvent être réexpédiés par la société de domiciliation à l’adresse indiquée par le dirigeant. La société de domiciliation assure plusieurs prestations comme le suivi de votre courrier, les changements d’adresses, le renvoi du courrier, etc.

Certaines sociétés de domiciliation en ligne proposent une numérisation des courriers. Elles scannent directement le courrier reçu pour l’envoyer au format numérique à l’entreprise. Hormis un gain de temps, cette solution est déconseillée pour les professionnels puisqu’elle vient entraver la politique de confidentialité et la sécurité des données de l’entreprise.

Autre option : la garde du courrier pour son entreprise

Dans le cas où votre société n’est pas domiciliée, il est possible de faire garder votre courrier en bureau de Poste si votre entreprise doit fermer ponctuellement (congés, etc.). Vous pouvez choisir la durée de la garde selon votre absence (entre 1 jour et 2 mois maximum). Dès votre retour, vous pouvez venir chercher votre courrier professionnel. Votre courrier est transféré à votre adresse dans un délai maximum d’un jour ouvré après la fin de votre contrat si personne n’est venu le récupérer entre-temps.

Confier son transfert de courrier à Demeco Entreprises

Un déménagement d’entreprise demande une organisation rigoureuse à la fois sur le plan logistique et sur le plan administratif. Pour vous permettre de vous concentrer uniquement sur votre activité, Demeco est là pour vous aider. Grâce à un partenariat avec divers acteurs de la prestation de services, Demeco Entreprises répond à vos besoins avec des offres complètes. Ainsi, Demeco Entreprises vous propose des offres complémentaires à ses prestations de déménagement, comme le transfert de votre courrier en France et à l’international.

Nos différentes offres s’adaptent à chaque professionnel et à leurs contraintes et obligations. Notre expertise dans la gestion des déménagements administratifs et industriels vous assure de bénéficier de services de qualité entièrement personnalisés.

Nous pouvons vous accompagner de A à Z dans la gestion de votre déménagement pour une organisation optimale et une maitrise des coûts totale.

Grâce à ses partenaires et à son offre Multiservices, Demeco Entreprises vous facilite la vie !

Contactez dès maintenant nos équipes pour organiser votre déménagement d’entreprise et en savoir plus sur nos offres complémentaires.